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E-Rechnung wird ab 1. Januar verpflichtend

Ab dem 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen die Verpflichtung, elektronische Rechnungen "mit strukturiert auslesbarem Inhalt" zu erstellen. Das bedeutet zeitgleich, dass einfache PDF Dateien nicht mehr ausreichend sind.
Der Vorteil der E-Rechnungen liegt darin, dass diese mit (XRechnung oder ZUGFeRD-Inhalt) weitgehend automatisch verarbeitet werden können.

Für die Umsetzung braucht es nicht viel: Eine moderne Warenwirtschaft, die E-Rechnungen erzeugen und versenden kann und ein Archivsystem, dass alle ein- und ausgehenden Rechnungen GoBD-konform archiviert.

Mit der Kombination aus blue office und ecoDMS haben Sie alles, was Sie brauchen um korrekte E-Rechnungen selbst zu schreiben, zu versenden und eingehende E-Rechnungen zeitsparend und fehlerfrei zu verarbeiten.


Wer wartet verpasst nicht nur Vorteile

Was auf den ersten Blick vielleicht wie zusätzliche Bürokratie wirkt, bietet für Unternehmen viele Vorteile. Vorausgesetzt, die Umsetzung ist richtig gemacht und es werden alle Möglichkeiten zur Optimierung genutzt. Denn so oder so müssen Unternehmen im Grundsatz ab dem 01. Januar 2025 alle Rechnungen in elektronischer Form als E-Rechnung stellen und versenden können. Einfache PDF-Dateien reichen dann nicht mehr aus, denn die sind zwar digital, ihnen fehlen aber die strukturierten Daten, die eine korrekte E-Rechnung ausmachen.

Gleichzeitig tritt auch die Verpflichtung in Kraft, E-Rechnungen elektronisch empfangen können zu müssen und dazu gibt es keine Ausnahmeregelung. Wer also E-Rechnungen bekommt, sie aber nicht verarbeiten kann hat ein Problem. Dazu gehört auch die korrekte elektronische Archivierung, zu der es ebenfalls keinerlei Ausnahmen mehr gibt. Denn Ersteller, die zeitnah auf E-Rechnung umstellen sind ab 01.01.2025 nicht mehr verpflichtet eine "sonstige Rechnung" zu erzeugen.

Doch wo Schatten ist, da ist auch Licht. Mit der Umsetzung der E-Rechnung sind auch viele Vorteile verbunden. So werden die Abläufe im Büro durch die Digitalisierung tatsächlich stark vereinfacht und beschleunigt. Das spart nicht nur Zeit, sondern führt dazu, dass Unternehmen automatisch effizienter werden. Auch die Klassiker, wie falsch abgelegte Belege oder langes Suchen nach dem richtigen Dokument entfallen sofort, wenn das digitale Archiv im Einsatz ist.

Dokumente in einem digitalen Archiv sind immer und überall verfügbar. Selbst auf Dienstreisen, im Urlaub oder im spontanen Meeting greifen Sie online auf Ihre Archivdaten zu und müssen nicht mehr aufwendig Aktenordner mitschleppen. Dadurch können Dokumente und Belege auch nicht mehr verlegt oder verloren werden.

Insgesamt betrachtet überwiegen tatsächlich die Vorteile.

 

 

Die Vorteile zeitnah umzusteigen liegen auf der Hand

Zeitersparnis

  • E-Rechnungen werden direkt und ohne weiteres Zutun aus der Warenwirtschaft erstellt
  • Die Ablage ins Archiv erfolgt zeitgleich und vollautomatisch im Hintergrund
  • Durch den automatischen Mailversand ist jede Rechnung wenige Sekunden später beim Empfänger
  • Damit entfällt dass Ausdrucken auf Papier und das manuelle Ablegen in Ordnern komplett
  • Im Archiv finden Sie jeden Beleg binnen Sekunden, so dass langwieriges Suchen in Ordnern zur Vergangenheit gehört

 

Fehlervermeidung

  • Die E-Rechnung wird automatisch an den richtigen Empfänger per E-Mail versendet
  • Im digitalen Archiv sind alle Belege automatisch korrekt abgelegt
  • Durch die Volltextsuche wird jedes Dokument binnen Sekunden korrekt gefunden
  • Verlegen oder Verlieren ist im digitalen Archiv nicht möglich 
  • Durch klare Berechtigungen haben Sie die vollständige Kontrolle, wer welche Belege sehen kann

 

Optimierung

  • Belege werden digital geprüft und freigegeben oder kommentiert
  • Bei Terminen sind durch den Onlinezugriff auf das Archiv immer alle Dokumente verfügbar
  • E-Rechnungen können beim Empfang automatisch in die Warenwirtschaft eingelesen werden
  • Fordert jemand eine Rechnung erneut an, senden Sie ihm einfach einen Archiv-Link; so einfach
  • Eingesparte Zeiten geben notwendigen Spielraum für wichtigere Tätigkeiten

 

Die Summe aller Vorteile, die sich aus der intelligenten Kombination der blue office Warenwirtschaft und dem ecoDMS Archiv ergeben gehen weiter, als die hier aufgezeigten Punkte. Sie sind je nach Unternehmensart und -größe individuell und leicht anders, aber sie sind unzweifelhaft immer gegeben.

 

Wir setzen für Sie die E-Rechnung in die Praxis um

Mit den beiden ERP-Lösungen blue office und Top Handwerk decken wir nahezu alle Anforderungen im kleinen und mittleren Gewerbe ab. Kombiniert mit einem der Archivsysteme ecoDMS oder bitfarmARCHIV sind unsere Kunden auch in Punkto Archivierung voll und ganz auf der sicheren Seite.

Sie haben in Ihrem Unternehmen andere Dinge zu tun und auch nicht die Zeit sich darum zu kümmern?

Sie wollen einen kompetenten Partner, auf den sie sich verlassen können, dass alles so gemacht wird, wie Sie es brauchen?

 

Dann geben Sie uns eine kurze Rückmeldung und wir melden uns bei Ihnen. Gemeinsam besprechen wir alles, was Sie für die richtige Umsetzung der neuen E-Rechnung brauchen und machen Ihnen dann ein passendes Angebot.

 

Es gibt wenige Ausnahmen, in denen Unternehmen noch nicht ab Januar 2025 verpflichtend E-Rechnungen erstellen müssen:

  • Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen
  • Wenn der Rechnungsempfänger zustimmt, kann bis 31.12.2026 auf eine E-Rechnung verzichtet werden. 
  • Unternehmen mit nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz (im Vorjahr) können eine Fristverlängerung bis 31.12.2027 nutzen.

Aktuelle Hintergrundinformationen zur E-Rechnung finden Sie hier:

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Ein Dokument zu drucken ist für den Benutzer nur ein Klick auf den richtigen Button. Für den PC ist es aber eine ziemlich komplexe Sache. Es ist ein Zusammenspiel aus dem Anwendungsprogramm, den passenden Druckertreiber, dem Druckerspooler, dem Netzwerk und dem Drucker selbst.  

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Das Starmenü von Windows ist inzwischen übersäht mit Apps, die viele Anwender nicht brauchen und die unnötig Festplattenplatz belegen. Einige Apps arbeiten sogar im Hintergrund und greifen auf das Internet zu, obwohl sie nie gebraucht werden. Auch aus Sicht ein System möglichst sicher zu machen ist es ratsam alles zu deinstallieren, oder zumindest abzuschalten, was nicht gebraucht wird.

TrueNAS 1024px#Was muss passieren, wenn's passiert

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Die moderne Psychologie weiß, dass wenn wir Menschen in Streß geraten, automatisierte Programme ablaufen. Der Sympathikus übernimmt dann die Führung über uns. In diesem Moment können wir Vieles, nur nicht klar denken.

Aus diesem Gund hat die Industrie schon immer für wichtige Prozesse klare Abläufe definiert. So und nicht anders sind bestimmte Abläufe zu machen, damit keine Fehler passieren. Und wenn doch jemand vom vorgegebenen Plan abweicht und improvisiert, dann passiert nicht selten das, was man "menschliches Versagen" nennt.

In der IT gibt es einen sehr wichtigen Bereich, in dem nicht improvisiert werden darf. Dort darf kein Streß aufkommen und zu unwillkürlichen Handlungen führen. Wenn Systeme ausfallen, egal aus welchem Grund, muss besonnen reagiert werden. Und weil Hektik immer ein schlechter Ratgeber ist, müssen für solche Situationen klare Regeln her: Die Desaster-Recovery-Streategy

TrueNAS 1024px# Windows 11 - Tipps und Tricks

Mit vielen guten Tastaturbefehlen lässt sich Windows deutlich schneller nutzen 

Windows 11 verfügt über integrierte Features, die Ihnen das Leben leichter machen.
Erfahren Sie, wie Sie mit Windows 11 Ihre Produktivität steigern, Ihren Desktop aufräumen, Ihr Gerät personalisieren, Einstellungen für die Barrierefreiheit aktivieren und vieles mehr.

Wir zeigen hier einige ausgewählte Tipps und Tricks, zu denen Sie mehr Details auch direkt  bei Microsoft finden.

 

TrueNAS 1024px#Proxmox VE

Die OpenSource-Lösung ist mehr als nur eine Alternative

Proxmox VE ist eine komplette Open-Source-Plattform für Enterprise-Virtualisierung, mit der über ein zentrales Webinterface virtuelle Maschinen, Container, hochverfügbare Cluster, Software-defined Storage sowie Netzwerke verwaltet werden.

TrueNAS 1024px#Warum ein Backup alleine nicht ausreicht

TechTalk (2) mit Stefan Gruhn, Geschäftsführer der Gruhn IT GmbH

 

Es war kurz nach der Jahrtausendwende, als ich 2002 mit einem Kunden über die Notwendigkeit von Backups diskutierte. Dieser Kunde war der Meinung, dass die Garantie auf Festplatten ihm als Absicherung ausreichen würde. Und wenn durch einen Hardwaredefekt oder einen Virenbefall Daten zu Schaden kommen, oder Server vollständig ausfallen, dann wäre das nicht schlimm. Man würde eben normal weiter machen. Was auch immer dieses "normal" bedeutet hatte. 

Inzwischen ist die Abhängigkeit von zuverlässigen IT-Systemen existenziell geworden. Selbst kurze Unterbrechungen haben Auswirkungen, die nicht unbedacht bleiben dürfen. 

#Cloud - Zentrale Funktionen gehören in die Cloud

Die Frage ist nicht grundsätzlich "Cloud versus OnPremise", sondern was ist wo besser aufgehoben.

Natürlich könnte man versuchen alles in die Cloud zu verlagern und dann denken es wäre die beste Lösung. Solange Kosten keine Rolle spielen und eine breitbandige Internetverbindung zuverlässig immer zur Verfügung steht, spricht nichts dagegen alles in die Cloud zu verlagern.

Allerdings gibt es eine ganze Reihe von wichtigen Argumenten, die gegen eine undifferenzierte Verlagerung in die Clud sprechen.

TrueNAS 1024px#AGFEO - Telefonieren "Made in Germany"

Als einer der letzten deutschen Hersteller entwickelt die Bielefelder Agfeo seit Jahrzehnten innovative Kommunikationssysteme.

Mit äußerst zuverlässigen und langlebigen Systemen arbeitet Agfeo schon immer gegen den Trend, mit ständigen Neuentwicklungen dem Markt zu fluten. Und dennoch sind Agfeo Telefonsysteme immer auf dem Stand der Technik und bieten alles, was moderne Unternehmen zum telefonieren brauchen.

TrueNAS 1024px#Mit Open-Source zur Unternehmens-Storage

Daten sind das moderne Gold.
Zuverlässiges Speichern und Bereitstellen ist in allen Unternehmen eine zentale Anforderung.

In den Anfängen von Client-Server-Strukturen waren Datenmengen noch klein und wurden meist in Servern "mit" verwaltet. Die Entwicklung von immer mehr Daten stellt inzwischen neue Anforderungen und professionelle NAS-Lösungen sind in vielen Fällen die passende Antwort.

the mozart effect#Mozart-Effekt im Büro

Mit Musik ist's einfach schöner, auch im Büro oder im Wartezimmer 

Die Forschung zeigt seit vielen Jahren, dass die richtige Musik auf angenehme Weise hilft entspannter und sogar konzentrierter zu arbeiten. Was sich auf den ersten Blick wie ein Widerspruch anhört untersuch seit vielen Jahren der Musikprofessor Günther Röte von der TU Dortmund.

linux#Ist Linux dabei Windows zu überholen?

31 Jahre nach der ersten Linux-Veröffentlichung ist das kostenfreie und quelloffene Betriebssystem auf einem guten Weg zum Mainstream zu werden.

 Im Serverbereich hat sich Linux schon seit vielen Jahren durchgesetzt. Microsoft hat mit Windows eines von Beginn an richtig gemacht. Microsoft hat bei der Entwicklung von Windows konsequent darauf gesetzt, dem Benutzer einen optisch ansprechenden Desktop zu bieten und zugleich die Administration auch für Laien halbwegs möglich zu machen. Bei Linux war schon immer ein Mindesmaß an IT-Affinität nötig und wer sein Linux wirklich richtig administrieren möchte arbeitet dazu in der Konsole und nicht auf dem Desktop. Das war bislang so.

 

 

 Welche technischen Anforderungen Sie auch haben. 

 Wir finden für Sie eine passende Lösung. 

 

  

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